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Business Intelligence: datos y decisiones

March 13, 2019

Business Intelligence, es un concepto que en los últimos años ha adquirido gran protagonismo en el sector empresarial, lo que ha generado en ocasiones errores de concepto.

Este término se define como la capacidad de transformar los datos recopilados en el día a día por una compañía, en información valiosa que proporcione conocimiento, así como optimizar y disminuir las probabilidades de error en la toma de decisiones. Es decir, engloba el conjunto de tecnologías, metodologías, sistemas y aplicaciones que permiten disponer de información que no se encuentra estructurada y transformarla en información estructurada.

Este proceso resulta fundamental, ya que como cita Douglas Laney (Vicepresidente de Gartner): "La información tiene características económicas únicas, que la hacen potencialmente más valiosa para su negocio que cualquier combustible fósil".

Business Intelligence: Decisiones basadas en datos

Con la aparición del concepto de business intelligence, durante los últimos años se ha podido apreciar como multitud de herramientas han surgido y evolucionado, con el objetivo de sustituir a los métodos de control convencionales (sistemas de gestión, ERPs…).

La oportunidad que ha aparecido en este nicho se debe a la multitud de carencias que presentan los métodos tradicionales, los cuales no han sido capaces de adaptarse a las necesidades cambiantes del entorno que predominan en cualquier sector:

  • Poca flexibilidad a la hora de extraer información, sumado a que en la mayor parte de las ocasiones, se encuentra acotada por los propios parámetros y funciones del sistema en cuestión
  • El proceso de extracción de información, además de ser rígido, suele ser lento. La obtención de datos suele ser desordenada e implica la unión de diferentes fuentes, tablas, duplicidades y esfuerzos de diferentes departamentos.
  • La integración suele brillar por su ausencia en la mayor parte de las compañías. Los sistemas de información se utilizan para solucionar los problemas que van surgiendo en el día a día, por tanto suelen convivir diferentes sistemas dentro de una compañía e incluso departamento, formando lo que se denomina islas de datos
  • Las islas de datos, además de otras variables, influyen en la calidad de los mismos (diferencias de formato, errores, duplicidades, incompletos, obsoletos…).

Uno de los objetivos internos de toda compañía debe ser crear una cultura basada en los datos capaz de producir resultados comerciales. Para ello, la figura del especialista en procesos ETL resulta fundamental en esta fase. El acrónimo ETL (extract, transform and load), describe el proceso por el cual se integran los datos que provienen de múltiples fuentes, se ordenan y se cargan en otra base de datos centralizada.

Business Intelligence: Datos Vs Información

En términos coloquiales estos dos conceptos pueden utilizarse indistintamente. Sin embargo, en el ámbito de negocio supone un error, ya que un volumen elevado de datos aislado no resulta significante para la toma de decisiones, puesto que carece de un contexto, un objetivo/propósito o en definitiva utilidad. Estas tres características son la principal diferencia que existe entre la información y los datos.

La transformación de los datos en información de valor requiere una fase de análisis y procesado que tienen como principal objetivo unificar, transformar y depurar dichos datos para almacenarlos en un datawarehouse toda la información obtenida que debe ser monitorizada y utilizada para alcanzar los planes de cualquier compañía.

Business Intelligence: Dashboards

Los cuadros de mando o dashboards son herramientas que permiten monitorizar los objetivos de cualquier departamento de la compañía a través de un interfaz visual que facilita la comprensión de volúmenes elevados de datos.

La información extraída, analizada y depurada en los procesos de ETL, se plasma en este tipo de plataformas de visualización que permiten comprender en pocos segundos gran cantidad de información. A diferencia de la representación a través de otros soportes tradicionales que suponen una dedicación mayor de tiempo.

Los cuadros de mando se construyen en base a diferentes indicadores de negocio que analizan de forma minuciosa variables que intervienen en los procesos y controlan la consecución de objetivos específicos.

Además de ser un sistema de control, los dashboards proporcionan agilidad, detección de desviaciones en los objetivos propuestos, optimización y en definitiva, efectividad en el día a día.

Sin embargo, como resulta lógico, la construcción de cualquier dashboard debe ser realizada en base a un estudio de los KPIs más importantes, así como establecer relaciones interesantes entre los datos que puedan aportar visión estratégica. Otro de los aspectos relevantes es la definición de las variables de segmentación de la información.

Por ello, la inteligencia y experiencia de negocio resulta fundamental durante la fase de definición del cuadro de mando, ya que de no ser así, no serán aprovechadas todas sus virtudes. En resumen, aunque el proceso de implementación de una solución de BI debe ser planificado y realizado por especialistas técnicos, el expertise y enfoque de negocio son clave para el éxito del proyecto.

Algunas herramientas que destacan dentro del sector de BI son: Microsoft Power BI, Tableau, IBM Cognos, Pentaho… Algunas de las cuales encabezan el cuadrante mágico de Gartner en la modalidad de visualización.

¿Necesito una solución de Business Intelligence?

Apostar por una solución de business intelligence no solo supone una ventaja competitiva para la compañía, sino que aumenta las probabilidades de acertar en las estimaciones y los objetivos estratégicos. Las decisiones se toman en base a fundamentos, eliminando conjeturas y los factores subjetivos que influyen a menudo en el entorno empresarial. Los beneficios de esta solución van más allá que los anteriormente descritos:

  • Maximizar la rentabilidad y productividad de la empresa, puesto que los datos son depurados y centralizados, lo que evita problemas derivados de la comunicación entre departamentos y agiliza su obtención.
  • Evitar errores decisionales pasados, puesto que la información queda plasmada en informes accesibles en cualquier momento, sin la necesidad de buscar en diferentes sistemas y departamentos.
  • El conocimiento técnico no es un obstáculo. Es decir, el resultado final permite que cualquier persona pueda acceder a la información sin necesitar a un técnico. La elaboración del proceso, desde la extracción hasta la representación de la información en los cuadros de mando, si requiere la participación de especialistas que aporten visión técnica y de negocio.  

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