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Según la Asociación Mundial de Compliance (World Compliance Asscoation) el compliance corporativo implica la implantación de una serie de procedimientos y buenas prácticas para la identificación y clasificación de riesgos operativos y legales, así como establecer los mecanismos internos de prevención y gestión de los mismos.
¿Por qué es necesario la figura del Compliance en el departamento de compras?
El derecho penal puede castigar con penas a las compañías y trabajadores que no respeten unos mínimos de legalidad en sus actuaciones por lo que, para protegernos, es preciso reforzar el cumplimiento normativo en todas las áreas de la empresa y muy especialmente en Compras.
El Compliance en Compras implica una gestión ética de las compras y un aseguramiento del cumplimiento de las normas internas y externas en relación con las empresas con las que se mantienen vinculaciones comerciales y/o transaccionales. Para ello, es necesario integrar dentro de la política y del proceso general de compras, la evaluación de Proveedores y el análisis de riesgos, no limitado únicamente a nivel legal o normativo sino también de conducta así como, otros aspectos que pueden influir directamente en la relación comercial con terceros, la operativa de un contrato e incluso la imagen de la empresa.
¿Cómo se implementan las políticas de Compliance en los departamentos de compras?
Las políticas de compras deben incluir un apartado dedicado a la gestión de las relaciones con sus proveedores, debiendo asegurar el cumplimiento normativo dentro de su proceso de evaluación de proveedores. Actualmente, existe una creciente evolución de la legislación internacional y un incremento de la sensibilidad social respecto a la ética en los negocios y por tanto la necesidad constante de identificación y gestión de riesgos de los proveedores con los que se trabaja.
La implantación de estas políticas exigen como en todo proyecto, que exista una dirección realmente involucrada, una organización flexible y por supuesto una comunicación abierta y continua, no solo dentro del departamento de compras sino, con todos los departamentos relacionados; legal, financiero y todos los departamentos para los que se hacen adquisiciones de productos o servicios.
Según el tamaño, la organización, el sector y la actividad de la empresa, la implantación puede ser más o menos compleja, aunque existen mecanismos y herramientas agiles que facilitan enormemente esta implantación así como, la posibilidad de disponer de un soporte profesional externo.
¿Cómo puedo optimizar este proceso?
Muchas empresas, aún siendo grandes, tienen necesidad de contratar servicios de consultoría externos dada la gran cantidad de legislación y normativa aplicable según el país de actuación así como para aportar conocimiento no solo sobre la implantación de la política sino sobre el plan de gestión de riesgos de proveedores y el proceso final evaluación de los mismos, en el que es necesario coordinar actividades y validaciones de distintos departamentos con la idea de establecer un proceso ágil que permita incidir sobre los riesgos más importantes.
Inicialmente se debe hacer un análisis de las necesidades de la empresa que permitan establecer un plan de la demanda y clasificar los proveedores según su volumen de compra y el tipo de suministro ligado a la actividad de la empresa y sus clientes. La clasificación de proveedores establecerá el tipo de evaluación y los niveles de aprobación y seguimiento.
Un consultor externo puede ver desde otra perspectiva las necesidades organizativas de la empresa así como, definir los procesos más adecuados en cada caso, haciendo de figura neutra y coordinando las demandas de cada departamento para una integración del proceso final de una forma más sencilla y con la posibilidad de automatización, definiendo kpi´s de seguimiento e implantación, como por ejemplo:
- % volumen de compra evaluado sobre el total
- % de empresas evaluadas sobre el total
- % empresas aprobadas
- % tipo de evaluación
- % distribución por departamentos
- % distribución de suministro evaluado por países
- tiempo medio de evaluación según el tipo de empresa o suministro
¿Beneficios de estas políticas de cumplimiento en las pymes?
Los daños a la imagen de una empresa y al propio negocio no es cuestión del tamaño de la empresa y aunque son las grande empresas las que están tomando la iniciativa de implantar políticas y sistemas de compliance, lo cierto es que el riesgo que corre una empresa es independiente de su tamaño.
Teniendo en cuenta que el Código Penal español, libera de responsabilidad penal a las empresas que implanten modelos de cumplimiento efectivos para luchar contra la corrupción y el delito, estos modelos deben ser eficaces y estar adaptados a las necesidades y tamaño de cada empresa, según su sector y países donde desarrolle su actividad. Además, una política correctamente implantada traerá consigo los siguientes beneficios:
- Asegurar el cumplimiento legal y normativo evitando daños de imagen y multas o pagos por incumplimientos
- Definir el plan de gestión de riesgos donde se identifican oportunidades y amenazas
- Establecimiento de criterios comunes que facilitan la toma de decisiones
- Mejorar la gestión de las relaciones con proveedores, incluido el desarrollo y seguimiento de los mismos
- Reducir riesgos de suministro asegurando la calidad del producto o servicio
- Mejorar la comunicación entre departamentos y las relaciones comerciales
