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Durante muchos años el desarrollo de proyectos se ha entendido como un proceso secuencial donde la metodología de trabajo aplicada se dividía en tres grandes etapas siendo la primera el diseño, la segunda el desarrollo y por último la puesta en producción. Este modelo tenía una problemática clara y era el espacio de tiempo entre la primera y la última fase, donde cualquier cambio o rediseño del planteamiento inicial tenía grandes impactos tanto económicos como temporales dentro del proyecto.
Aunque se cree que los métodos agile son innovadores, la realidad es que surgieron en la década de los 40 y han ido evolucionando a lo largo de estos años hasta llegar a lo que ahora se define como metodologías ágiles. El término ágil fue definido en el “manifiesto ágil” en 2001, posteriormente aparecieron metodologías como Lean en 2003 o Kanban en 2007. Y si hacemos referencia a la popular metodología Scrum, tiene su origen en la década de los 80.
Las metodologías ágiles nacieron para conseguir una entrega temprana de los desarrollos de software, pero este concepto se ha introducido también en las organizaciones, para la gestión de proyectos con cualquier naturaleza, permitiendo optimizar el tiempo, los costes y minimizar los errores.
PMO: Diferentes metodologías
La metodología ágil engloba métodos de trabajo basados en el desarrollo iterativo de aquellas funcionalidades definidas en los proyectos, donde los requerimientos iniciales y las soluciones finales evolucionan a lo largo del proceso con la colaboración de los distintos equipos de trabajo en un modelo de mejora continua.
Esta metodología permite aumentar la eficiencia, buscando una temprana puesta en producción de los servicios adaptándose a los cambios requeridos en el diseño inicial, motivados principalmente por las necesidades cambiantes de los clientes finales.
Estas metodologías otorgan a las compañías capacidad de reacción frente a cambios, lo que les permite ser más eficientes.
Algunas de las metodologías agile que más protagonismo han adquirido son: Scrum, XP, Kanban y Scrumban.
La metodología Scrum planifica el proyecto en Sprints, entendidos estos como mini proyectos, con una fecha de inicio y fin y una duración generalmente no superior a dos semanas, donde el resultado de cada uno de ellos cumple con un objetivo claro y comercializable, y que además podrá ser mejorado en los futuros sprints.
La clave para el éxito de esta metodología es disponer de un equipo que tenga la formación requerida para implantar esta metodología en todas las áreas impactadas y conseguir promover el cambio cultural dentro de la organización.
¿Por qué las metodologías son necesarias en una Oficina de Proyecto?
Para que una oficina de proyecto sea eficiente es imprescindible disponer de una metodología que permita planificar las distintas etapas de un proceso de lanzamiento y que garantice el resultado final con la calidad exigida y dentro del horizonte temporal estimado, cumpliendo con las expectativas del cliente y siempre dentro de un marco de optimización de costes.
Es importante que esta oficina esté formada por los recursos adecuados y con perfiles específicos que sean capaces de liderar proyectos. Deben tener unas aptitudes concretas y grandes habilidades de comunicación que les permitan adoptar el rol de líder dentro de la organización dirigiendo así el proyecto, identificando riesgos y proponiendo soluciones ante posibles bloqueos. Además tienen que ser capaces de alinear los diferentes intereses de todos los implicados y de tener la autonomía suficiente para poder reconducir el proyecto ante situaciones críticas, llegando a tomar el control del proyecto en su totalidad.
¿Por qué una PMO ágil? Su implementación
Es importante entender que el entorno está evolucionando a una velocidad vertiginosa, con una competencia cada vez más creciente y un cliente más exigente. Todo ello obliga a las organizaciones a reinventarse a una velocidad cada vez mayor, y toda compañía que no se adapte a este complejo entorno y supere los desafíos que se le presentan perderá las opciones de competir en el mercado.
El objetivo final de cualquier organización es satisfacer las necesidades del cliente, pero éstas son cambiantes e impredecibles a lo largo del tiempo y por ello es necesario contar con un método que garantice la agilidad necesaria para conseguir que los servicios se adapten continuamente a estos cambios.
Las metodologías ágiles aseguran esta adaptación modelando las funcionalidades de estos servicios hasta cubrir las nuevas necesidades de los clientes, todo ello gracias a la flexibilidad conseguida por la interacción continuada entre los miembros de la organización y el feedback recibido de los clientes.
Una oficina de proyecto es la clave para el éxito de cualquier proyecto. Si además aporta esta flexibilidad, el éxito estará asegurado ya que se podrá ofrecer servicios en menos tiempo, se ahorrará en costes, evitando desarrollos innecesarios y por último se cumplirá con las expectativas del cliente.
Cabe destacar que tan importante es el método a seguir como las personas asignadas a estas oficinas de proyecto, por ello es importante disponer de los recursos apropiados para formar estas PMO. Estos deberán estar formados en las metodologías agile y deberán ser capaces de transmitir esta cultura no sólo a los equipos implicados en el proyecto sino también al resto de la compañía.
Beneficios de una PMO ágil
Los principales beneficios de aplicar una metodología ágil dentro de una PMO son la flexibilidad que aporta dentro del proceso, la interacción y comunicación continua entre todos los integrantes del proyecto, y el feedback constante que se percibe del cliente, todo esto ayuda a redefinir y poner en producción cualquier servicio, o mejora en los servicios, en un tiempo récord.
Además, esta interacción continuada con el cliente hace que los servicios y los procesos se puedan evolucionar en términos de calidad reduciendo el margen de error en las puestas en producción y evitando riesgos que puedan poner en peligro el éxito del proyecto.
Podemos afirmar que una PMO ágil aporta resultados más exitosos que una PMO tradicional debido a que estas últimas son menos capaces de ajustarse a las necesidades cambiantes de los clientes debido a su falta de flexibilidad comparativamente hablando con las PMOs ágiles.
Para las organizaciones supone un importante coste implementar internamente estos nuevos métodos de trabajo. La formación de los recursos, la definición y puesta en marcha de estas metodologías y las escasas sinergias que se generan en un inicio, implica que arrancar este tipo de iniciativas dentro una compañía no sea especialmente atractivo.
Por este motivo, muchas organizaciones acuden a la gestión externa de las oficinas de proyecto ágiles. Esta gestión externa facilita a las empresas implementar estas nuevas metodologías en sus organizaciones reduciendo el impacto económico de la implementación y formación. Los procedimientos ya llegan definidos a la organización y sólo es necesario ajustarlos, y los recursos no sólo están formados sino que tienen experiencia en proyectos similares, lo que facilita conseguir el éxito con menor esfuerzo y con un considerable ahorro en costes.
