Un iBPMS es un término acuñado por la consultora Gartner para designar a las suites o softwares que se encargan de la gestión inteligente por procesos de negocio. La gestión de procesos de negocio (BPM) es una disciplina corporativa compuesta por metodologías y tecnologías que tiene como objetivo optimizar los procesos que se desempeñan en las empresas.

Toda organización está compuesta por procesos, de mayor o menor escala, cuyo desarrollo impacta en factores como la eficiencia, los costes, la experiencia del cliente y en los resultados.

Dada la importancia y el papel que desempeñan los procesos, los softwares de BPM están implantados en las compañías desde hace años. Sin embargo, las necesidades del entorno han propiciado la aparición de soluciones avanzadas que incorporan nuevas funcionalidades y tecnologías, los conocidos iBPMS.

Los iBPMS permiten realizar análisis predictivos, proporcionar inteligencia y flexibilidad a los procesos, así como proporcionar ventajas competitivas necesarias para desenvolverse en los ambientes de incertidumbre que rodean a todos los sectores. Las funcionalidades que aportan, tales como la gestión de contenido e interacción humana, analítica, reglas de negocio, conectividad y registro de actividades en procesos, entre otras, permiten a las compañías adaptarse a las demandas actuales.

¿Cómo puede ayudar un iBPMS?

Las soluciones de iBPMS han adquirido gran popularidad en los últimos años, no solo por las nuevas funcionalidades que incorporan, sino también por su implicación en la necesaria transformación digital que las empresas están adoptando para garantizar su supervivencia y crecimiento.

Los proyectos de transformación digital están compuestos por fases diferenciadas, entre las que destaca la adopción de una solución iBPMS. En un artículo publicado por berocam, se detalla el papel que juega el software inteligente de BPM en la transformación digital.

La hoja de ruta de cualquier proyecto de transformación debe incluir actividades sobre factores relacionados con la estrategia, las personas, los procesos, la tecnología y los datos.

Aunque un iBPMS comúnmente se engloba dentro de las estrategias tecnológicas, lo cierto es que va más allá que el concepto de software tradicional. Su implementación no solo supone una digitalización de los procesos de la empresa, sino que genera un cambio cultural en la gestión de las actividades, lo cual resulta fundamental para alcanzar el éxito en la transformación de cualquier entidad.

Beneficios de un iBPMS 

La función principal de una herramienta de iBPMS es automatizar los procesos de negocio que tienen lugar entre las diferentes entidades y recursos que participan en una empresa: proveedores, entes reguladores, empleados, colaboradores, sistemas de la información, documentos…

La automatización y el cambio cultural generan beneficios tangibles que se perciben en tiempo real y además permite mejorar continuamente. Los beneficios más importantes son:

• Ahorro de costes y transparencia en los procesos que se desarrollan en los diferentes departamentos de una empresa o bien de forma global.
• Eficiencia de los recursos implicados en dichos procesos, ya que estos se automatizan.
• Permite realizar un análisis de los factores que intervienen en cada proceso para identificar las ineficiencias y los cuellos de botella, con el fin de mejorar los procesos y crear flujos ágiles.
• No solo está orientada a mejorar las problemáticas operacionales, sino que también da solución a cuestiones estratégicas como la satisfacción de los clientes, el incremento de las ventas…

Otra razón que justifica la importancia de los softwares inteligentes de BPM es la gestión documental a la que se enfrentan las empresas en el día a día. Algunos estudios estiman que aproximadamente entre un 5%-15% de los ingresos de las empresas se destinan a la gestión de la información. Las ineficiencias que existen en los flujos y los costes ocultos de los procesos dan lugar a porcentajes tan elevados.

Un ejemplo de ello, es la llegada del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que ha supuesto un cambio total en la forma de recopilar la información personal de los usuarios. Hace unas semanas se hizo pública la noticia de la primera multa en relación a protección de datos a un hospital portugués (400.000 €). Este proceso de recopilación podría automatizarse mediante herramientas inteligentes de iBPMS.

Por otra parte, este software inteligente permite gestionar diferentes procesos rutinarios que tienen lugar en la empresa y resultan de vital importancia: oportunidades de ventas, selección de personal, gestión de compras y calidad, incidencias técnicas o gestionar diferentes proyectos.

Diferencia entre un iBPMS y un gestor de proyectos

La llegada de las metodologías ágiles y el cambio que se está produciendo en las compañías con relación a la forma de trabajar, ha generado una serie de conceptos y herramientas que a menudo se confunden.

Uno de estos casos es la confusión que existe entre las herramientas de gestión de procesos y de proyectos. La gestión por procesos y la gestión de proyectos son dos conceptos distintos, a la vez que complementarios.

Un proyecto se entiende como un conjunto de actividades que se relacionan y se coordinan para alcanzar unos objetivos. Su duración es limitada y suelen afectar a un departamento en concreto. La gestión por procesos afecta de forma global a toda la compañía, es decir, tiene relación con los métodos de actuación que se llevan a cabo cuando se realizan actividades de tipo sistemático.

Por ejemplo, la gestión documental para el cumplimiento del RGDP es una cuestión que concierne a toda la compañía, no a un solo departamento. La automatización de este proceso se debe realizar mediante una herramienta que permita flexibilidad a la hora de crear el flujo idóneo, así como su modificación en el caso de identificar posibles mejoras mediante la monitorización de indicadores en tiempo real.

Implementar un iBPMS 

Aunque la implementación de un software inteligente de BPM se entiende que es una inversión necesaria para toda compañía que desee mejorar su productividad y  sus márgenes, la elección del software es el primer paso.

Este punto es determinante, ya que existen muchas herramientas que permiten modelizar procesos, pero no aportan los valores clave que para alcanzar el éxito: automatización, gestión dinámica y toma de decisiones en tiempo real.

A pesar de las numerosas soluciones que existen en el mercado en cuanto a softwares de iBPM, berocam pone foco en AuraPortal. Este software ha sido desarrollado por una empresa española, tiene una gran presencia internacional y ha recibido el reconocimiento de Microsoft y de diferentes entidades por su innovación y capacidad de implementación de procesos de una forma sencilla. Además, ha sido valorada por Gartner y está muy bien posicionada en su fámoso cuadrante mágico de softwares inteligentes de procesos a nivel mundial.

Esta posición privilegiada se debe a que AuraPortal proporciona una solución “zero code”, a través de la cual los usuarios pueden definir y generar las aplicaciones de gestión de diferentes procesos de forma gráfica e intuitiva, sin necesidad de contar con conocimientos técnicos o con expertos en programación.

La implementación de un software como AuraPortal comienza con la identificación de los procesos internos que tienen lugar en la compañía, para ser analizados y comprendidos por los profesionales especializados en su implantación. Estos servicios profesionales de consultoría no solo desempeñan la labor de instalación, sino que analizan, mejoran y parametrizan dichos procesos para favorecer su rendimiento.

Además, resulta fundamental medir los indicadores clave derivados del rendimiento de cada proceso. Para ello, AuraPortal cuenta con conectores a diferentes herramientas que permiten la visualización de diferentes KPIs en cuadros de mando interactivos (Tableau. Microsoft Power BI).

Esta fase resulta fundamental no solo para mejorar el rendimiento de los procesos y detectar los posibles bloqueos, sino que aporta información determinante para tomar decisiones relativas a cambios en las metodologías y flujos de trabajo, así como en aspectos estratégicos.